CRMヘルプ

Zohoの会計サービスとの連携

Zohoの会計サービスとの連携機能により、Zoho ブックスZoho インボイスZoho エクスペンスZoho サブスクリプションとZoho CRMを連携させることが可能です。これにより、見積書、請求書、受注書、発注書、経費、請求/課金の情報をZoho CRMの顧客情報と関連付けて確認できます。取引先、連絡先、商談の詳細ページで、会計サービスに関する情報を表示できます。

メモ

  • Zoho CRMの標準の各種書類機能(見積書、請求書、受注書、発注書)は、Zohoの会計サービス連携で利用できるようになる機能とは別のものです。Zoho CRMの標準の各種書類のデータと、Zohoの会計サービスのデータは現在のところ同期できませんのでご注意ください。

利用条件

必要な権限:タブの権限とZoho ブックス/Zoho インボイス/Zoho サブスクリプションに関する権限

Zoho CRMでのZohoの会計サービスとの連携の設定

Zoho CRMでZohoの会計サービスとの連携を設定する手順は以下の通りです:

  • 設定の有効化
  • CRMで利用する会計関連機能の選択
  • 同期の設定
  • CRMでのデータの自動処理の設定(Zoho ブックス連携)
  • 権限の設定

Zohoの会計サービスの設定

Zoho ブックス/エクスペンス/サブスクリプションの自分の組織のアカウントか、他の組織のアカウントのいずれかを設定できます。

自分のアカウントの設定 他のユーザーの組織のアカウントの設定
自分のアカウントを設定する場合
  • 管理者権限をもつアカウントでZoho CRMにサインインしてください。
  • 設定> 設定 > 拡張機能&API > Zoho > Zohoの会計サービスをクリックしてください。
  • 自分のメールアドレスが自動で表示されます。連携で設定する組織を選択してください。
  • 同期の設定に進んでください。
他のユーザーの組織のアカウントを設定する場合

  • Zoho ブックス/エクスペンス/サブスクリプションの対象の組織の管理者からZSCキーを取得してください。
  • Zoho CRMでZSCキーとZSCキーに関連付けられたメールアドレスを入力してください。
  • 連携を設定する組織を選択してください。
  • 同期の設定に進んでください。

自分の組織のアカウントを設定するには

  1. Zoho CRMで、設定> 設定 > 拡張機能&API > Zoho > Zohoの会計サービスをクリックしてください。
  2. Zohoの会計サービスとの連携のページで、以下の情報を入力してください:
    • 自分のメールアドレス(自動で表示されます)。
    • 組織:Zohoの会計サービスで作成しているすべての組織の一覧が表示されます。連携で設定する組織を選択してください。
  3. 次へをクリックしてください。

メモ

  • Zohoの会計サービスでまだ組織を設定していないアカウントで連携しようとすると、新しい組織を作成するように促され、必要な情報を入力すると選択したサービスで組織が作成されます。
  • Zohoの会計サービスの1つのみで組織を作成していて連携ですべての会計関連機能を有効にする場合、残りのサービスに関しても組織が自動で作成されます。

他のユーザーの組織のアカウントを設定するには

自分の組織のユーザーがZoho ブックス/エクスペンス/サブスクリプションですでにアカウントを作成している場合、そのアカウントをZoho CRMとの連携で設定できます。その場合、該当のユーザーのアカウントで作成したZohoサービスコミュニケーションキー(ZSCキー)と該当のユーザーのメールアドレスが必要です。

  1. Zoho CRMで、設定> 設定 > 拡張機能&API > Zoho > Zohoの会計サービスをクリックしてください。
  2. Zohoの会計サービスとの連携のページで、他のユーザーの組織の設定のリンクをクリックしてください。
    • 該当のユーザーのメールアドレスを入力してください。
    • Zoho ブックス/エクスペンス/サブスクリプションのZSCキーを入力してください
  3. 次へをクリックしてください。

Zoho ブックス/Zoho エクスペンス/Zoho サブスクリプションのZSCキーを作成するには

  1. 該当のZohoの会計サービスにサインインしてください。
  2. 設定 > 連携 > Zoho ブックス/Zoho エクスペンス/Zoho サブスクリプション ZSC キーをクリックしてください。
  3. ZSCキーをコピーして、CRMとZohoの会計サービスとの連携で使用してください。

メモ

  • Zohoの会計サービスでまだ組織を設定していないアカウントで連携しようとすると、新しい組織を作成するように促され、必要な情報を入力すると選択したサービスで組織が作成されます。
  • Zohoの会計サービスの1つのみで組織を作成していて連携ですべての会計関連機能を有効にする場合、残りのサービスに関しても組織が自動で作成されます。

CRMで利用する会計関連機能の選択

設定の詳細を入力後、CRMで連携する会計サービスの機能を選択してください。

  • 見積書、請求書、受注書、発注書は、Zoho ブックスのサブのタブとして作成されます。Zoho インボイスとの連携を有効にすると、Zoho インボイスのタブの中に、見積書と請求書のタブが作成されます。
  • Zoho エクスペンスのタブには、経費と経費のレポートがサブのタブとして作成されます。
  • Zoho サブスクリプションに関する情報はCRMの中の関連するデータの画面で表示されます。

同期の設定

連携するサービスを選択すると、Zoho CRMとZohoの会計サービスの間でデータの同期が開始します。

  • 取引先&連絡先の同期:この内容はすべてのZohoの会計サービスに該当します。
    • Zoho CRMの取引先は、Zohoの会計サービスの連絡先と同期されます。
    • Zoho CRMの連絡先は、Zohoの会計サービスの連絡先の担当者と同期されます。
  • 仕入先の同期: Zoho CRMの仕入先は、Zohoの会計サービスの仕入先と同期されます。この同期は、Zoho ブックス/Zoho インボイス連携でのみ該当します。
  • 商品の同期::Zoho CRMの商品は、Zohoの会計サービスの商品と同期されます。この同期は、Zoho ブックス/Zoho インボイス連携でのみ適用されます。

上記のそれぞれの機能について、同期の際の項目の関連付けの設定を行えます。

連絡先の同期の項目の関連付けを行うには

  1. Zohoの会計サービスの連携のページで、同期の設定の欄で、連絡先の同期設定のアイコンをクリックしてください。
  2. 連絡先の同期の設定のページで、以下を設定してください:
    • Zohoの会計サービスの連絡先とどのタブを同期するか - 一覧から選択してください。
    • どのデータを同期するか - 同期する対象として、取引先/連絡先タブのデータの一覧を選択してください。
    • 同じデータが両方で修正されていた場合、Zoho ブックスの連絡先をどのように処理するか - 同期中にZohoの会計サービスでデータの重複が見つかった場合の処理として、複製上書きスキップのいずれかを選択してください。
    • Zoho CRMの取引先/連絡先と、Zohoの会計サービスの項目を関連付けてください(選択した内容に応じて)。
    • 保存をクリックしてください。

仕入先の同期の項目の関連付けを行うには

  1. Zohoの会計サービスの連携のページで、同期の設定の欄で、仕入先の同期設定のアイコンをクリックしてください。
  2. 仕入先同期の設定のページで、以下を設定してください:
    • どのデータを同期するか - 一覧から対象を選択してください。
    • 同じデータが両方で修正されていた場合、Zoho ブックスの仕入先をどのように処理するか- 同期中にZohoの会計サービスでデータの重複が見つかった場合の処理として、複製上書きスキップのいずれかを選択してください。
    • Zoho ブックスの仕入先の項目と、Zoho CRMの仕入先の項目を関連付けてください(選択した内容に応じて)。
    • 保存をクリックしてください。

商品の同期の項目の関連付けを行うには

  1. Zohoの会計サービスの連携のページで、同期の設定の欄で、商品の同期設定のアイコンをクリックしてください。
  2. 同期の設定のページで、以下を設定してください:
    • 同じデータが両方で修正されていた場合、Zoho ブックスの商品をどのように処理するか- 同期中にZoho ブックスでデータの重複が見つかった場合の処理として、複製上書きスキップのいずれかを選択してください。
    • 商品の項目と、Zoho CRMの商品の項目を関連付けてください。
    • 保存をクリックしてください。

CRMでのデータの自動処理の設定(Zoho ブックス連携)

Zoho ブックス/Zoho インボイス連携では、Zoho CRMの商談の処理内容に応じて、見積書の作成/承認/却下や請求書の作成/却下を自動で行うように設定できます。必要に応じて、以下の中から実行条件を選択してください。

  • 商談を作成/受注/失注した時に見積書を作成/承認/無効にする
  • 商談を受注/失中した時に請求書を作成/無効にする
  • なし

 

権限の設定

権限の設定を行うには

  1. 設定 > 設定 >セキュリティ管理> 権限をクリックしてください。
  2. 権限のページで、対象の権限の編集のリンクをクリックしてください。
  3. タブの権限で、Zoho ブックス/Zoho インボイス/Zoho エクスペンスのタブの表示の権限を選択してください。
  4. Zoho ブックス/Zoho インボイス/Zoho サブスクリプション権限の欄で、見積書、請求書、受注書、発注書、売掛金&買掛金の概要、課金のチェックボックスを選択してください:
    • 表示 - 取引の内容を表示する
    • 作成編集 - 取引を作成/編集する(Zoho サブスクリプションでは対象外)
    • メール - 取引の内容をメールに添付し顧客に送信する(Zoho サブスクリプションでは対象外)
  5. 保存をクリックしてください。

Zohoの会計サービスの無効化

Zoho CRMの管理者は、Zohoの会計サービスとの連携を無効にできます。Zohoの会計サービスとの連携を無効にすると、関連するデータはZoho CRMからはすべて利用できなくなります。

Zohoの会計サービスを無効にするには

  1. 管理者権限をもつアカウントでZoho CRMにサインインしてください。
  2. 設定> 設定 > 拡張機能&API > Zoho > Zohoの会計サービスをクリックしてください。
  3. Zohoの会計サービスとの連携のページで、無効化をクリックしてください。
    無効化による影響に関するメッセージを確認した上で、進める場合は無効化の処理を続けてください。

    無効化の処理は、Zoho CRMと連携しているすべての会計サービスに適用されます。

メモ

  • なお、Zohoの会計サービスのすべてを無効にすることもできますし、いずれかのみを無効にすることもできます。
  • もし、1つのサービスのみを無効にして残りのサービスはそのままにしたい場合、会計サービスの欄の編集のリンクをクリックしてください。

    無効にしたいサービスに対応するチェックボックスのチェックを外し、無効化の処理を確定させてください。
  • この場合、無効にするサービスに関連するデータのみが失われます。残りの会計サービスの機能はそのまま利用できます。

複数通貨に関する重要事項

Zoho CRMとZoho ブックスの連携を行うと、複数通貨の機能に関して不整合が起きる可能性があります。ただし、Zoho CRMでは整合性が保たれるように処理されます。以下は、不整合とその処理方法についての内容です。

Zoho CRMのプランの不整合

複数通貨の機能は、Zoho ブックス/Zoho インボイスのすべてのプランで利用できます(さまざまな国の顧客に対して見積書や請求書を発行できるようにするため)。一方、Zoho CRMでは、複数通貨の機能はエンタープライズプランでのみ利用可能です。

Zoho CRMでは、複数通貨の機能はエンタープライズプランでのみ利用できますが、Zohoの会計サービスとの連携機能はエンタープライズプランに加えてプロフェッショナルプランでも利用できます。このため、もしプロフェッショナルプランを利用している場合にZohoの会計サービスとの連携を有効にすると不整合が起きる可能性があります。

もし、Zoho CRMのプロフェッショナルプランを利用していて、かつ、Zoho ブックス/Zoho インボイスで複数通貨の機能を利用している状態で、Zoho CRMとZohoの会計サービスの連携を有効にしようとすると、Zoho CRMでも複数通貨の機能が有効になります。

この場合、Zoho CRMで複数の通貨を追加できるようになります。この場合、基準通貨は、地域情報の欄で設定している内容が適用されます。通貨の地域を設定するには、設定 > 設定 > 一般> 組織の詳細 > 地域情報をクリックしてください。

メモ

  • もし、Zoho CRMのプロフェッショナルプランを利用していてZohoの会計サービスとの連携を無効にしようとすると、複数通貨の機能はZoho CRMで無効になります。

Zoho ブックス/Zoho インボイスとZoho CRMの基準通貨の不整合

Zoho CRMの基準通貨がZoho ブックス/Zoho インボイスの基準通貨と一致しない場合、連携は有効にできません。

例えば、Zoho CRMでの基準通貨がUSD(米ドル)で、Zoho ブックス/Zoho インボイスの基準通貨がJPY(日本円)の場合、連携は有効にできません。この場合、Zoho ブックス/Zoho インボイスの基準通貨をUSD(米ドル)に変更するように促されます(Zoho CRMでは設定済みの基準通貨を変更できないため)。

Zoho ブックス/Zoho インボイスの基準通貨が、すでに取引に使用されていて変更できない場合、support@zohocrm.com宛にご連絡ください(英語対応)。サポートチームがZoho CRMの基準通貨の変更を支援いたします。両方で同じ基準通貨を設定した後、Zohoの会計サービスとの連携を有効にできます。

為替レートの設定の不整合

Zoho CRMとZoho ブックス/Zoho インボイスでは為替レートの設定方法が異なります。

Zoho CRMとZoho ブックスの両方で基準通貨がUSD(米ドル)だとします。Zoho CRMでJPY(日本円)の通貨を追加すると、Zoho CRMでは1USDあたり何JPYかを設定します。一方で、Zoho ブックスで同じように通貨を追加すると、1JPYあたり何USDかを設定します。

基準通貨はUSDで両方で共通ですが、為替レートはZoho CRMでは1USD=100JPYと設定し、Zoho ブックスでは0.01USD=1JPYと設定します。お互いの逆数になっています。

もし、JPYで作成した請求書がZoho CRMに送信された場合、一覧やレポートでは基準通貨(USD)に変換されて表示されます。Zoho CRMでは、請求書で指定した為替レート(Zoho ブックスの為替レート)を変換の際に使用します。このため、小数点以下の桁数が9桁を超える場合、変換結果に不整合が生じる場合があります。9桁以下の場合、数字は正確です。不整合は通常無視できる範囲のものです。

正確な数字を確認したい場合、Zoho ブックスでいつでも確認できます。

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