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Zoho インボイス/ブックス連携


Zoho インボイス/ブックス連携は、Zoho CRM内で顧客に関連する請求書を表示/管理できる機能です。取引先、連絡先、商談の詳細ページで、請求書への支払い状況を確認できます。

利用条件

必要な権限:請求書のタブへのアクセス権限(閲覧、作成、編集、削除)が必要です。

メモ

  • Zoho CRMの請求書タブの閲覧権限を持つユーザーのみ、Zoho インボイス/ブックス連携を利用できます。

管理者向けの機能

Zoho インボイス/ブックス連携を利用するには、まずZoho インボイス/ブックスのZSCキーを使用してアカウントを設定する必要があります。

Zoho インボイス/ブックスの新しいユーザーの場合 既存のZoho インボイス/ブックスのユーザーの場合
Zoho インボイス/ブックスを初めて利用する場合、以下の手順にしたがってください:
  • Zoho Zoho インボイス/ブックスに登録して、アカウントを作成してください
  • Zoho CRMでZoho インボイス/ブックスのZSCキーとZSCキーに関連付けられたメールアドレスを入力してください
  • Zoho インボイス/ブックスの組織を関連付けしてください
  • 同期の設定
Zoho インボイス/ブックスをすでに利用している場合、次の手順にしたがってください。
  • Zoho インボイス/ブックスにサインインして、ZSCキーを作成してください
  • Zoho CRMでZoho インボイス/ブックスのZSCキーとZSCキーに関連付けられたメールアドレスを入力してください
  • Zoho インボイス/ブックスの組織を関連付けしてください
  • 同期の設定
(または)
  • Zoho インボイス/ブックスのアカウントの管理者からZSCキーを取得してください
  • Zoho CRMでZSCキーとZSCキーに関連付けられたメールアドレスを入力してください
  • 同期の設定

Zoho インボイス/ブックス連携を設定する

Zoho CRMで管理者権限を持つユーザーが、該当の組織のアカウントにおいて、Zoho インボイス、または、Zoho ブックスとの連携を有効にできます。設定する前に、Zoho インボイス/ブックスのZSCキーを取得する必要があります。ZSCキーとは、Zohoサービスコミュニケーション(Zoho Service Communication)の略で、Zohoサービス同士を連携させる際に使用します。ZSCキーの情報を通じて、Zoho インボイスの見積書や請求書の情報を、他のZohoサービスで表示できるようになります。

Zoho インボイス/ブックスをまだ利用していない場合、次の手順にしたがってください:

  • Zoho インボイス/ブックスに登録して、組織を作成してください
  • Zoho インボイス/ブックスのZSCキーを作成してください

Zoho インボイス/ブックスをすでに利用している場合、次の手順にしたがってください:

  • Zoho インボイス/ブックスのZSCキーを作成してください
    または
  • Zoho インボイス/ブックスからZSCキーと、ユーザーのメールアドレスを取得してください。

ZSCキーを取得するには

  1. 管理者権限を持つアカウントでZoho インボイス/ブックスにサインインしてください。
  2. 設定 > 連携をクリックしてください。
  3. 連携のページで、Zoho インボイスのZSCキーをクリックしてください。
    Zoho ブックスで、Zoho ブックスのZSCキーをクリックしてください。
  4. Zoho インボイス/ブックスのZSCキーのページで、ZSCキーをまだ作成していない場合、作成をクリックしてください。
  5. メールアドレスとZSCキーをコピーして、Zoho CRMのZoho インボイス/ブックス連携の設定で使用してください。

Zoho インボイス/ブックス連携を設定するには

  1. Zoho CRMで、設定 > Apps&オプション > Zoho サービス > Zoho インボイス/Zoho ブックスとクリックしてください。
  2. Zoho インボイス/Zoho ブックスのページで、Zoho インボイスの設定、または、Zoho ブックスの設定をクリックしてください。
  3. Zoho インボイス/ブックスのページで、以下を行ってください:
    • ZSCキーに関連付けられたメールアドレスを入力してください。
    • Zoho インボイス/ブックスのZohoサービスコミュニケーション(ZSC)キーを入力してください。
      Zoho ブックスを有効にする場合、Zoho ブックスのZSCキーを入力する必要があります。
  4. 次へをクリックしてください。
  5. 一覧から組織を選択してください。
    Zoho インボイス/ブックスで作成したすべての組織が一覧で表示されます。組織の設定はいつでも変更できます。 変更すると、該当の組織に関連するZoho CRM内のデータは、Zoho CRMでは利用できなくなります。ただし、Zoho インボイス/ブックスのアカウントでは、アクセス権限に応じて利用できます。
  6. 次へをクリックしてください。
  7. 処理条件を選択するには、変更のリンクをクリックしてください。
    • 商談を作成/受注/失注した時に見積書を作成/承認/無効にする
    • 商談を受注/失注した時に請求書を作成/無効にする
    • なし
  8. 新しいバージョンを利用するには、新しいバージョンに切り替えをクリックしてください。
    すでに新しいバージョンを利用している場合、この手順は飛ばしてください。
  9. 同期の設定のページで、以下を設定してください:
    • Zoho インボイス/ブックスの連絡先とどのタブを同期するか- 一覧から対象を選択してください。
    • どのデータを同期するか- 同期する対象として、取引先/連絡先タブのデータの一覧を選択してください。
    • どのように同期するか - 双方向同期、または、一方向同期のいずれかを選択してください: Zoho インボイス/ブックスに送信
    • 同じデータが両方で修正されていた場合、Zoho ブックスの連絡先をどのように処理するか- 同期中にZoho インボイス/ブックスでデータの重複が見つかった場合の処理として、複製上書きスキップのいずれかを選択してください。
    • 以前の設定を利用してZoho インボイス/ブックスに送信されたデータを削除する - チェックボックスを選択してください。
      この選択肢は、手順9aで取引先を同期するように選択している場合のみ利用できます。
  10. Zoho CRMの取引先/連絡先と、Zoho インボイス/ブックスの項目を関連付けてください(選択した内容に応じて)。
  11. 保存をクリックしてください。
  12. Zoho CRMの商品と、Zoho インボイス/ブックスの商品の同期の詳細を入力する場合、商品の同期編集のリンクをクリックして
    • どのように同期するか - 双方向同期、または、一方向同期のいずれかを選択してください: Zoho インボイス/ブックスに送信
    • 同じデータが両方で修正されていた場合、Zoho ブックスの商品をどのように処理するか- 同期中にZoho インボイス/ブックスでデータの重複が見つかった場合の処理として、複製上書きスキップのいずれかを選択してください。
  13. 保存をクリックしてください。

権限の設定

この連携を使用すると、取引データの表示、作成、編集が可能です。また、取引に関する情報をPDFでメール送信できます。管理者の権限を持つユーザーは、これらの操作の権限を設定できます。なお、受注書の権限は、Zoho ブックス連携でのみ利用でき、Zoho インボイス連携では利用できないことにご注意ください。

権限の設定を行うには

  1. 設定 > ユーザーと権限 > 権限設定をクリックしてください。
  2. 権限のページで、対象の権限の編集のリンクをクリックしてください。
  3. Zoho インボイス/ブックスの権限の欄で、見積書、請求書、売掛金の概要に関する権限のチェックボックスを選択してください:
    • 表示 - 取引の内容を表示する
    • 作成&編集 - 取引の内容を作成/編集する
    • メール - 取引の内容をメールに添付し顧客に送信する
  4. 保存をクリックしてください。

Zoho インボイス/ブックスの無効化

Zoho CRMの管理者は、Zoho インボイス/ブックスとの連携を無効にできます。Zoho インボイス/ブックスとの連携を無効にすると、関連するデータはZoho CRMからはすべて利用できなくなります。

Zoho インボイス/ブックスを無効にするには

  1. 管理者権限をもつアカウントでZoho CRMにサインインしてください。
  2. 設定 >Apps&オプション > Zoho サービス > Zoho インボイス/Zoho ブックスをクリックしてください。
  3. Zoho インボイス/Zoho ブックスとの連携のページで、無効化のリンクをクリックしてください。
    Zoho インボイスを有効にした場合、いつでも無効にしてZoho ブックス連携を有効にすることもできます。

ユーザー向けの機能

見積書/請求書/受注書の作成

Zoho インボイス/ブックスにサインインしなくても、見積書、請求書、受注書を作成できます。Zoho CRMからデータを作成できます。なお、受注書はZoho ブックス連携でのみ作成でき、Zoho インボイス連携では作成できないことにご注意ください。

見積書/請求書/受注書を作成するには

  1. 連絡先、または、取引先のタブをクリックし、データを選択してください。
    なお、見積書/請求書/受注書の作成のメニューは商談の関連リストでは表示されません。
  2. 取引先か連絡先の[データの詳細]ページで、Zoho インボイス.ブックスの関連リストに移動してください。
    該当のデータに関連する請求書の情報が一覧で表示されます。
  3. 最新の情報を確認したい場合、更新をクリックすると情報が更新されます。

  4. 新しい見積書/請求書/受注書のリンクをクリックしてください。
    なお、受注書はZoho ブックス連携でのみ利用でき、Zoho インボイス連携では利用できません。Zoho ブックスの設定で有効にする必要があります。
  5. 新しい見積書/請求書/受注書の画面で、詳細を入力してください。参考情報:Zoho インボイス - オンラインヘルプ
  6. 保存をクリックしてください。

取引内容の表示

Zoho インボイス/ブックスとの連携の設定を完了すると、ユーザーは、見積書と請求書の情報を、関連する取引先、連絡先、商談の詳細ページで表示できます。この機能は、Zoho CRMの請求書タブの表示の権限を持つユーザーのみ利用できます。請求書を関連付ける前に、Zoho CRMからZoho インボイス/ブックスに取引先のデータをインポートしていることを確認してください。

取引内容を表示するには

  1. 取引先連絡先商談のいずれかのタブをクリックして、データを選択してください。
  2. 取引先、連絡先、商談の[データの詳細]ページで、Zoho インボイス.ブックスの関連リストに移動してください。
    該当のデータに関連する請求書の情報が一覧で表示されます。
  3. Zoho インボイス/ブックスの関連リストの横に表示されている更新のアイコンをクリックしてください。
  4. 見積書/請求書/受注書のPDFをダウンロードするには、マウスのカーソルをPDFのリンクまで移動してクリックしてください。
  5. 請求書の詳細を表示するには、請求書番号をクリックしてください。
  6. 見積書の詳細を表示するには、見積書番号をクリックしてください。

取引内容のメール送信

Zoho CRMの連絡先に対して、見積書/請求書/受注書/発注書をPDFで添付してメール送信できます。Zoho インボイス/ブックスのメールの権限を持つユーザーのみこの機能を利用できます。

取引のデータをPDFでメール送信するには

  1. 取引先連絡先商談のいずれかのタブをクリックして、データを選択してください。
  2. 取引先、連絡先、商談の[データの詳細]ページで、Zoho インボイス/ブックスの関連リストに移動してください。
    データに関連するすべての取引が表示されます。
  3. 対象の見積書/請求書/受注書をクリックしてください。
  4. 詳細ページで、メールをクリックしてください。
    Zoho インボイス/ブックスのメールのテンプレートの一覧が表示されます。

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