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Zoho メールオプションの設定

Zoho CRMのメールオプション機能の設定はとても簡単です。Zoho メールオプションを設定すると、Zoho CRMのメール機能を拡張でき、顧客データとメールを関連付けて表示でき、他のユーザーとの共有範囲を設定できます(例:自分のみ、すべて共有)。参考:Zoho メールの設定

ユーザーの機能

管理者がZoho メールオプションを有効に設定した後、ユーザーは自分のPOPメールアカウントを設定する必要があります。


重要事項:

  • メールアドレスが@zoho.comを含む場合、または、 Zoho メールでホスティングされたメールドメインの場合は、Zoho メールでPOPアカウントを設定する必要はありません。Zoho メールオプションのページから直接メールボックスを選択できます。
  • メールオプションを使用すると、POP経由で外部のメールアカウントを追加できます。外部のアカウントへの接続に、IMAPはサポートしていません。

メールアカウント(POP)の設定

  1. Zoho CRMにサインインしてください。
  2. 設定>個人設定>メール設定>POPをクリックしてください。
  3. Zoho メールオプションのページで、今すぐ設定をクリックしてください。
  4. Zoho メールオプションのページで、メールアカウントの追加をクリックしてください。
  5. Zoho メールのPOP3設定ページでPOP3アカウントの追加をクリックしてください。
  6. POP3アカウントの追加画面で、利用中のメールアカウントのPOPサービス設定の詳細情報を入力してください。

    メモ

    • Zoho メール以外にメールクライアントを利用していない場合、ユーザー名は、「username@gmail.com」といった形式です。
    • Zoho メール以外で複数のメールクライアントを利用している場合、ユーザ名は、「recent:username@gmail.com」といった形式です。また、メッセージ削除の設定からサーバーにメールを残すが選択されていることを確認してください。これはGmailユーザーのみに適用可能です。
  7. アカウントのテストをクリックして、メールアカウントの詳細を認証し、受信サーバーを確認してください。
  8. アカウントの作成をクリックしてください。
    メールアカウントが設定されます。このアカウントをメインのメールアカウントとして設定できます。

  9. 保存をクリックしてください。参考:Zoho メールのヘルプ

メールオプションの設定

Zoho メールオプションを設定する際に、顧客とのメールのやりとりを他のユーザーに共有する(公開)か、自分のみで表示するか設定できます。

非公開 - 他のユーザーとメールを共有しない

この場合、Zoho CRMで設定したメールアカウントのメールの内容は非公開になります。他のユーザーは、あなたの見込み客や連絡先から受信したメールの表示ができません。

この設定の利用例

機密性の高い情報のやりとりをしている場合などに非公開にできます。

できること

  • 他のユーザーから共有されているメールを表示できます。
  • 他のユーザーのメールに返信できます。
  • 他のユーザーは、あなたがZoho CRMから送信したメールを表示できません。
  • 他のユーザーは、あなたが受信したメールを表示できません。
カスタム - 見込み客と連絡先を選択した上で受信メールを共有できます。

この場合、選択した見込み客と連絡先から受信したメールが共有されます。つまり、他のユーザーは、あなたの受信メールを見ることができます。

この設定の利用例

日々顧客とのやりとりを行っていて、メールの内容を共有することが多い営業担当者や営業のマネージャー等に適しています。

できること

  • 他のユーザーから共有されているメールを表示できます。
  • 他のユーザーのメールに返信できます。
  • 他のユーザーは、あなたがZoho CRMから送信したメールを表示できます。
  • 他のユーザーは、あなたが受信したメールを表示できます。
公開 - 見込み客と連絡先とのすべてのメールを共有します

この場合、すべての見込み客と連絡先から受信したメールが共有されます。他のユーザーは、顧客からのすべてのメールを表示できます。すべてのメールがユーザーに共有されるため、見込み客や連絡先のページには、メールの共有のチェックボックスは表示されません。

この設定の利用例

日々顧客とのやりとりを行っていて、メールの内容を共有することが多い営業担当者や営業のマネージャー等に適しています。

できること

  • 他のユーザーから共有されているメールを表示できます。
  • 他のユーザーのメールに返信できます。
  • 他のユーザーは、あなたがZoho CRMから送信したメールを表示できます。
  • 他のユーザーは、あなたが受信したメールを表示できます。

特定のドメインからのメールの共有を制限できますか?

特定のドメインのメールを除外することができ、特定の顧客や自分の組織のドメイン等のメールの共有を制限できます。この設定を行うと、除外したドメインのメールは自分の個人アカウントでのみ表示できます。他のドメインから受信したメールは、Zoho CRMのすべてのユーザーに共有されます。

初期設定が公開(完全に共有)ではない理由

メールでのやりとりのプライバシーを保護するためです。

例えば、あるユーザーが、CRMの連絡先としてCEOのメールアドレスを追加したとします。この場合、別のユーザーが、上記のユーザーとCEOのやりとりを表示できるようになってしまいます。

メールオプションの設定手順は次の2つです:

  • メールボックスと共有の設定
  • 詳細設定

非公開のメールアカウントを設定するには

  1. Zoho CRMにサインインしてください。
  2. 設定>個人設定>メール設定>POP3(Zoho メール)をクリックしてください。
  3. Zoho メールオプションのページで、以下の手順にしたがってください:

    • CRMで設定したいメールボックスを選択してください。
      設定済みのすべてのPOPアカウントが一覧で表示されます。
    • 差出人の一覧から、メールアドレスを選択してください。
      すべてのメールアドレスがこちらに一覧で表示されます。
    • 非公開 - 自分のみを選択してください。
    • 必要に応じて、詳細設定で、顧客とのやりとりをZoho メールで一括管理するようにチェックボックスを選択してください。これを選択すると、顧客(見込み客や連絡先)からのすべての受信メールを一つのフォルダーに集約できます。このフォルダーを選択するか、次の手順でラベルを選択してください。メールマグネットを参照してください。
    • フォルダーラベルを選択してください。選択した内容に応じて、Zoho メールの受信トレイでメールがグループ化されます。
      このオプションは、Zoho メールを設定している場合のみ利用できます。
  4. 保存をクリックしてください。

メモ

  • ここで選択したメールアドレスが、CRMのアカウントから見込み客や連絡先などにメールを送信する際に使用されます。

選択したデータを共有するようにメールアカウントを設定するには

  1. Zoho CRMにサインインしてください。
  2. 設定>個人設定>メール設定>POP3(Zoho メール)をクリックしてください。
  3. Zoho メールオプションのページで、以下の手順にしたがってください:

    • CRMで設定するメールボックスを選択してください。
    • 差出人の一覧から、メールアドレスを選択してください。
      すべてのメールアドレスがこちらに一覧で表示されます。
    • カスタム - データ単位の共有を選択してください。
    • 必要に応じて、詳細設定で、顧客とのやりとりをZoho メールで一括管理するようにチェックボックスを選択してください。これを選択すると、顧客(見込み客や連絡先)からのすべての受信メールを一つのフォルダーに集約できます。このフォルダーを選択するか、次の手順でラベルを選択してください。メールマグネットを参照してください。
    • フォルダーラベルを選択してください。選択した内容に応じて、Zoho メールの受信トレイでメールがグループ化されます。
      このオプションは、Zoho メールを設定している場合のみ利用できます。
  4. 保存をクリックしてください。
    個別のデータの詳細画面で、メールの関連リストから、 メールの共有を選択できます。

すべてのデータを共有するようにメールアカウントを設定するには

  1. Zoho CRMにサインインしてください。
  2. 設定>個人設定>メール設定>POP3(Zoho メール)をクリックしてください。
  3. Zoho メールオプションのページで、以下の手順にしたがってください:

    • Zoho CRMで設定するメールボックスを選択してください。
    • 差出人の一覧から、メールアドレスを選択してください。
      すべてのメールアドレスがこちらに一覧で表示されます。
    • 公開 - すべて共有を選択してください。
    • 除外するドメインの欄で、共有しないメールドメインを入力してください。
      最大5件までドメインを指定できます。
    • 必要に応じて、詳細設定で、顧客とのやりとりをZoho メールで一括管理するようにチェックボックスを選択してください。これを選択すると、顧客(見込み客や連絡先)からのすべての受信メールを一つのフォルダーに集約できます。このフォルダーを選択するか、次の手順でラベルを選択してください。メールマグネットを参照してください。
    • フォルダーラベルを選択してください。選択した内容に応じて、Zoho メールの受信トレイでメールがグループ化されます。
      このオプションは、Zoho メールを設定している場合のみ利用できます。
  4. 保存をクリックしてください。

POPアカウントのパスワードの変更

POPアカウントのパスワードを変更して、メールの受信を継続したい場合は、Zoho メールの設定ページのパスワードも更新する必要があります。パスワードが間違っていると、メールアカウントのメールを取得できません。

受信パスワードを変更するには

  1. Zoho CRMにサインインしてメールのタブをクリックしてください。
    または、https://mail.zoho.comにサインインしてください。
  2. 設定 > メール > メールアカウントをクリックしてください。
  3. 該当のメールアカウントの編集のアイコンをクリックし、パスワードを更新してください。
  4. 新しいパスワードを入力し、保存をクリックしてください。

送信パスワードを変更するには

  1. Zoho CRMにサインインしてメールのタブをクリックしてください。
    または、https://mail.zoho.comにサインインしてください。
  2. 設定 > メール > メールの送信元をクリックしてください。
  3. 該当のメールアカウントの編集のアイコンをクリックし、パスワードを更新してください。
  4. 新しいパスワードを入力し、保存をクリックしてください。

よくある質問

1.すべての顧客のメールを他のユーザーと共有するには、メールアカウントをどのように設定すればよいでしょうか?

2.CRMで見込み客、連絡先のメールアドレスを変更するとどうなりますか?

3.メールの送信に制限はありますか?

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