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メールの送受信

Zoho CRMでは、メールをもっと有効に活用できます。メール連携の機能により、見込み客、連絡先、商談タブからメールを送信できます。メールを送信する際、いちいちメールのソフトを立ち上げる必要はありません。Zoho CRMはメールを連携させることができ、CRMの中から顧客にメールを送信できます。

メールの制限

Zoho CRMでは、メールは一括でも個別でも送信できます。プランに応じて送信できるメールに上限があります。

個別メール

組織のメールの上限は、有効なユーザー合計数に基づいて計算されます。

  • 無料プラン – 50×有効なユーザー(最大4ユーザー)の合計数(1組織で1日あたり)4ユーザー以上使用しているアカウントでは、メールの送信可能合計数は200件です(1組織で1日あたり)。なお、1日はグリニッジ標準時(GMT)のタイムゾーンでの12:00AMから11:59PMです。
    例えば、組織に有効なユーザーが2人いるとします。組織で1日あたりに送信できる個別メールの合計数は、100件(2ユーザー×50件)です。もし有効なユーザーが6人いる場合、1日あたりに送信できる個別メールの合計数は200件です(4ユーザー分である200件が上限となるため)。
  • 有料プラン – 300×有効なユーザーの合計数(1組織で1日あたり)12:00AMから11:59PM(グリニッジ標準時)までが1日です。
    例えば、組織に有効なユーザーが5人いるとします。組織で1日あたりに送信できる個別メールの合計数は、1500件(5ユーザー×300件)です。

一括メール送信

  • Zoho CRMのプランに応じて一括メールを送信できます。12:00AMから11:59PM(グリニッジ標準時)までを1日としてメールの送信数が合計されます。
  • 1組織で1日あたりの上限の計算対象には、自動メール送信一括メール送信、有効な一括メール送信の予約マクロによる送信が含まれます。
  • なお、追加料金で1組織で1日あたり2,250件まで一括メール送信の上限を増やせます。一括メール送信の上限を増やすには、sales@zohocorp.com までご連絡ください(英語対応)。

メールの送信

見込み客、連絡先、商談のタブから

  1. [タブ] をクリックしてください。
    [データ]の部分は、見込み客、連絡先、取引先などの各タブをあらわします。
  2. [タブ]のホームページで、データの一覧から対象のデータを選択してください。
  3. データ詳細のページで、メールの関連リストからメールの送信をクリックしてください。
  4. メールの作成の画面で、メールを作成し、必要に応じてファイルを添付し、CCやBCCにメールアドレスを入力してください。
  5. 送信をクリックしてください。
    入力した宛先にメールが送信され、メールの内容がメールの関連リストに表示されます。参考:添付ファイルの上限

メールのタブからの送信

アカウントでZoho メールオプションを有効にした場合のみ、メールのタブが表示されます。

  1. メールのタブをクリックしてください。
  2. 作成をクリックしてください。
    宛先のメールアドレスを入力する際に、名前の最初の3文字を入力すると、CRMの見込み客や連絡先を検索できます。
    Zoho メールで添付ファイルを送信する際の上限は10MBです。(すべてのプランに該当)参考:添付ファイルの上限

以後は通常のメールの手順と同様です。作成画面では、他のメール作成画面と同じように、内容の編集や書式の設定が可能です。送信トレイを設定している場合は、メールの送信に数分間かかる場合があります。

Gmailのアカウントからの送信

簡単な設定で、Gmailアカウントからメールを送信し、送信メールをZoho CRM内で確認できます。
Gmailのアカウントでこの機能を有効にするには、Gmailでフィルターを設定する必要があります。

  1. Zoho メールにサインインして、 設定 > メールの組織 > フィルター > フィルターの追加.をクリックしてください。
  2. フィルターのページで以下の操作を行ってください:
    • フィルター名を追加してください。
    • メールの条件の、送信者に、お使いのGmailアカウント(...@gmail.com)を設定してください。
    • フォルダーに移動の欄で、 送信済みを選択してください。
    • 保存をクリックしてください。

メモ

  • 上記の機能は、GmailをZoho CRMと連携させた場合のみ動作します。

不達のメール

場合により、メールが宛先に届かずに不達になることがあります。状況によって、恒久的な不達(ハードバウンス)と一時的な不達(ソフトバウンス)に分類されます。一時的な不達(ソフトバウンス)は、一時的に宛先にメールが届かない状態です。原因は次のいずれかである可能性があります:

  • 受信者のメールボックスがいっぱいになっている。
  • メールのサイズが大きすぎる。
  • 受信者のメールサーバーがダウンしている。

恒久的な不達(ハードバウンス)で最もよくある原因は、メールアドレスに無効な内容が指定されていることです。メールアドレスが有効であるにも関わらず恒久的な不達(ハードバウンス)として分類されるその他の原因:

  • 受信者のメールサーバーによってメールの送信がブロックされた。
  • 受信者がメールの送信の停止を依頼した。

Zoho CRMからメールを送信する際、メールアドレスが存在しませんというメッセージが表示された場合、恒久的な不達(ハードバウンス)の可能性があり、その後は同じメールアドレスにメールを送信できなくなる可能性があります。

ドキュメントの添付

メールの送信方法は次の2つです。メールのタブから送信する、または、データの詳細ページから送信する。メールの送信時に、ローカルのドライブ、Zoho ドキュメント、Google ドライブのいずれかからファイルを添付できます。なお、データの詳細ページからのメール送信については、見込み客、連絡先、商談、見積書、請求書、受注書、発注書の詳細ページからのみ送信可能です。

ファイルを添付するには

  1. [タブ]をクリックしてください。
    タブは、見込み客、連絡先、取引先などです。
  2. タブのホームのページで、該当のデータを選択してください。
  3. データの詳細ページで、メールの関連リストからメールの送信をクリックしてください。
  4. メールの作成画面で、ファイルの添付方法を選択してください。

メモ

  • Zoho ドキュメントからの添付は、Zoho メールオプションを有効にしている場合のみ利用できます。
  • 無料プランでは、3MBまでファイルを添付できます。
  • プロフェッショナルプランとエンタープライズプランでは、10MBまでファイルを添付できます。
  • Zoho メールオプションのユーザーは、プランに関わらず10MBまでファイルを添付できます。
  • Zoho ドキュメントから添付できるファイルは、1通のメールに対して5件までです。

メールの受信

メールを受信すると、Zoho メールのサーバーが内容を取得してZohoのメールボックスに保存します。同じメールがZoho CRMでも取得されます。見込み客、連絡先、商談に関連するメールを受信すると、それらのメールが該当の見込み客、連絡先、商談のページのメールの欄に一覧表示されます。メインの連絡先に関連するメールは、商談のページのメールの欄にも表示されます。

重要事項:

  • Zoho メールオプションの設定でデータ単位で共有するように設定している場合、それぞれの見込み客、連絡先、商談で共有を有効にする必要があります。
  • Zoho メールオプションを非公開で設定していても、他のユーザーが共有したメールは表示できます。
  • メールアドレスがない見込み客、連絡先および商談では、それぞれのメールの関連リストにメールは表示されません。
  • 見込み客や連絡先のメールアドレスを変更すると、新しいメールアドレスとやりとりしたメールだけが取り込まれます。前のメールアドレスでやりとりしたメールは、CRMでは利用できません。
  • メールボックス(※)を変更した場合、前に設定されていたメールボックスのメールは表示されません。(※Zoho CRMで設定しているメールアドレス)ただし、これらのメールは、Zoho メールでは利用できます。
  • 無効化されたユーザーのメールは、見込み客、連絡先、商談のページでは表示されません。ただし、個別のメールアカウントではメールは表示されます。
  • 連絡先に関するメールを検索する際、アーカイブされたメールも表示されます。

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