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Zoho メールオプションのユーザーの管理

Zoho メールオプションを利用すると、顧客のデータとメールを連携させて利用できます。ユーザーと顧客とのメールのやりとりのデータを管理できます。また、管理者は、ユーザーを管理するために次の機能を利用できます。

  • 無効にしたユーザーのメールアカウントのバックアップの取得
  • Zoho メールオプションの設定のロック
  • Zoho メールオプションの設定のロックの解除

これらの機能は、Zoho メールオプションを利用しているユーザーが無効になった時に、役立ちます。ユーザーが無効になると、通常、該当のユーザーが顧客とやりとりしたメールの内容はすべて参照できなくなります。このような問題を回避するために、無効なユーザーのメールアカウントのバックアップを取得することができます。バックアップを取得すると、CRM内のデータに関連付けされたメールが保存され、他のユーザーが利用できるようになります。

メモ

  • 共有の設定をデータ単位の共有すべて共有にしているメールアカウントのデータのみバックアップを取得できます。また、管理者は、ユーザーのメールオプションの設定をロックできます。これにより、ユーザーがメールアカウントの設定を共有しないように変更することを防げます。
  • バックアップの取得対象のメールアドレスのドメインと、管理者のメールアドレスのドメインが一致している必要があります。

利用可能なプラン

必要な権限:管理者権限を持つユーザーがこの機能を利用できます。

ユーザーのメールアカウントのバックアップの取得

共有の設定をデータ単位の共有すべて共有にしているメールアカウントのデータのみバックアップを取得できます。バックアップを取得すると、データに関連付けされているすべてのユーザーが、バックアップしたメールを閲覧できます。

データのバックアップを取得するには

  1. 設定 > ユーザー&権限> Zoho メールオプションのユーザーをクリックしてください。
  2. Zoho メールオプションのユーザーのページで、Zoho メールオプションを利用しているすべての有効なユーザーの一覧が表示されます。
    すべてのユーザーについて、メールボックスアカウントの種類などの詳細を確認できます。無効なユーザーの場合、メールのバックアップの詳細を確認できます。
  3. データのバックアップをクリックしてください。
    CRMのデータに関連付けされたメールのバックアップが開始されます。バックアップの取得が終了すると、ステータス完了になります。

Zoho メールオプションの設定のロック

Zoho メールオプションの設定は、通常、ユーザーが自分で変更できます。また、他のユーザーのメールアカウントの設定を変更することはできません。ただし、管理者は、ユーザーの設定をロックすることができます。設定をロックすると、ユーザーは、共有の設定やメールボックスを含むメールオプションの設定を変更できなくなります。

この機能は、無効化されたユーザーのメールアカウントのバックアップを取得するときに役立ちます。共有の設定をデータ単位の共有すべて共有にしているメールアカウントのデータのみバックアップを取得できます。ユーザーがメールを共有しないように自分で設定を変更するのを防ぎたい場合、メールオプションの設定をロックできます。

メモ

  • Zoho CRMに複数の管理者がいる場合、管理者が自分のメールオプションの設定をロックすることはできません。他の管理者の設定のみロックできます。
  • Zoho CRMに管理者が1人のみの場合は、管理者が自分でメールオプションの設定をロックできます。
  • 共有の設定を共有しないにしているユーザーのメールオプションの設定はロックできません。

Zoho メールオプションの設定をロックするには

  1. 設定 > ユーザー&権限 > Zoho メールオプションのユーザーをクリックしてください。
    Zoho メールオプションを利用しているすべての有効なユーザーの一覧が表示されます。
    すべてのユーザーのメールボックスアカウントの種類の詳細を確認できます。無効なユーザーの場合、メールのバックアップの詳細を確認できます。
  2. ロックしたいユーザーのZoho メールオプションの設定をロックをクリックしてください。

Zoho メールオプションの設定のロックの解除

管理者がユーザーのメールオプションの設定をロックすると、ユーザーは自分で設定を変更できなくなります。管理者は、必要に応じて設定のロックを解除できます。

メモ

  • Zoho CRMに複数の管理者がいる場合、管理者自身のメールオプションの設定のロックを解除できません。他の管理者の設定のみロックできます。
  • Zoho CRMに管理者が1人の場合は、管理者が自分のメールオプションの設定のロックを解除できます。

Zoho メールオプションの設定のロックを解除するには

  1. 設定 > ユーザー&権限 > Zoho メールオプションのユーザーをクリックしてください。
    Zoho メールオプションを利用しているすべての有効なユーザーの一覧が表示されます。
    すべてのユーザーのメールボックスアカウントの種類の詳細を確認できます。無効なユーザーの場合、メールのバックアップの詳細を確認できます。
  2. ロックするユーザーのZoho メールオプションの設定のロックを解除をクリックしてください。

最新のバックアップの取得

ユーザーを無効にする際、ユーザーのメールアカウントのバックアップを取得できます。ある組織のユーザーが、Zoho CRMのアカウントを利用して、メールを送受信しているとします。このユーザーが無効化された時、CRMに関連付けされたメールアカウントのバックアップを取得できます。
以下の2つの場合、最新のバックアップは取得できません:

  1. 管理者がアカウントを有効にした後にZoho メールオプションの設定を保存していない場合、ユーザーは、Zoho CRMにサインインして、Zoho メールオプションの設定を保存する必要があります。
  2. ユーザーが、共有の設定を共有しないように変更した場合、管理者は無効化したユーザーの最新のバックアップを取得できません。

最新のバックアップを取得するには

  1. 設定 > ユーザー&権限> Zoho メールオプションのユーザーをクリックしてください。
  2. IZoho メールオプションのユーザーのページで、無効なユーザーにチェックを入れてください。
  3. 最新のバックアップをクリックしてください。

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