CRMヘルプ

Zoho プロジェクト連携の利用

新しいプロジェクトの作成

Zoho CRMの取引先連絡先商談に関するプロジェクトを作成できます。プロジェクトのポータルに追加されたすべてのCRMユーザーが、プロジェクトを作成/関連付けできます。

メモ

  • プロジェクトを作成するには、すべての商談と連絡先が取引先に関連付けられている必要があります。
  • 連絡先タブからプロジェクトを作成している場合、該当の連絡先にはメールアドレスが登録されている必要があります。

Zoho CRMのデータの詳細ページから新しいプロジェクトを作成するには

  1. 取引先連絡先商談のいずれかのタブをクリックして、データを選択してください。
  2. 取引先、連絡先、商談の[データの詳細]ページで、Zoho プロジェクトの関連リストに移動し、新しいプロジェクトをクリックしてください。
  3. プロジェクトの詳細の欄で、以下の手順にしたがってください:
    • プロジェクト名を入力してください。
    • 一覧から、作成済みのテンプレートを選択してください。
    • 該当のプロジェクトに関連するプロジェクトのグループを選択してください。(参考: プロジェクトのグループの作成
    • プロジェクトの概要を入力してください。
    • プロジェクトにアクセスできるようにするプロジェクトのユーザーを一覧から選択してください。一覧から、該当のユーザーのプロジェクトにおける役割を入力してください。
      Zoho CRMのユーザーのみ表示されます。
  4. クライアントの詳細の欄で、クライアントのユーザーを選択してください。
    選択したユーザーは、プロジェクトにアクセスできるようになります。
    • 連絡先の場合:プロジェクトを追加した連絡先がクライアントユーザーになります。クライアントユーザーとして複数の連絡先を追加できますが、1人の連絡先を複数のクライアントに追加することはできません。
    • 取引先&商談の場合:取引先や商談に関連付けされているすべての連絡先をクライアントユーザーとして追加できます。
  5. 保存をクリックしてください。

メモ

  • Zoho プロジェクトの管理者、ポータルの所有者、その他の有効なユーザーの一覧が表示されます。ユーザーを選択して、アクセスを許可するプロジェクトを設定できます。

既存のプロジェクトへの関連付け

Zoho CRMではすでに作成されているプロジェクトを取引先、連絡先、商談に関連付けできます。

既存のプロジェクトへの関連付け

  1. 取引先連絡先商談のいずれかのタブをクリックして、データを選択してください。
  2. 取引先、連絡先、商談の[データの詳細]ページで、プロジェクトの関連付けをクリックしてください。
  3. プロジェクトの関連付けの欄で、次の手順にしたがってください:
    • プロジェクト名の一覧からプロジェクトを選択してください。
      すでにデータに関連付けされているプロジェクトは表示されません。詳細プロジェクトのユーザーが追加されます。
    • 必要に応じて、プロジェクトの詳細を変更してください。
    • 必要に応じて、プロジェクトにアクセスできるプロジェクトのユーザーを削除/追加してください。
      Zoho CRMのユーザーのみ表示されます。また、一覧からプロジェクトでの役割を選択してください。
  4. クライアントの詳細の欄で、クライアントユーザーを選択してください。
    選択したユーザーは、プロジェクトにアクセスできるようになります。
    • 連絡先の場合:プロジェクトを追加した連絡先がクライアントユーザーになります。クライアントユーザーとして複数の連絡先を追加できますが、1人の連絡先を複数のクライアントに追加することはできません。
    • 取引先&商談の場合:取引先や商談に関連付けされているすべての連絡先をクライアントユーザーとして追加できます。
  5. 保存をクリックしてください。

メモ

  • CRMのアカウントに所属しているユーザーのみ、プロジェクトのユーザーの一覧に表示されます。
  • ポータルの所有者は自動的にユーザーとして追加されます。

Zoho CRMから関連付けしたプロジェクトの削除

プロジェクトが完了して、データの関連リストに表示したくない場合、プロジェクトを削除できます。プロジェクトを削除しても、Zoho プロジェクトから削除されるわけではありません。Zoho CRMからのみプロジェクトが削除されます。

プロジェクトの削除

  1. 取引先連絡先商談のいずれかのタブをクリックして、データを選択してください。
  2. 取引先、連絡先、商談の詳細ページで、Zoho プロジェクトの関連リストに移動してください。
    関連付けしたプロジェクトのプロジェクト名プロジェクトのステータスプロジェクトの詳細進捗状況が表示されます。
  3. 削除したいプロジェクトの削除をクリックしてください。

プロジェクトのグループの作成

新しいプロジェクトの作成時、または、既存のプロジェクトの編集時にプロジェクトのグループを作成できます。プロジェクトのグループは、Zoho CRMのプロジェクトタブで作成できます。

プロジェクトのグループをZoho CRMで作成するには

  1. プロジェクトのタブをクリックしてください。
  2. 左側に表示されるプロジェクトをクリックしてください。
  3. 新しいプロジェクトをクリックしてください。
  4. グループ名の項目で、追加 (+)のアイコンをクリックしてください。
    新しいプロジェクトのグループの名前を入力してください。
  5. グループの追加をクリックしてください。

    新しいプロジェクトのグループが作成されます。これは、既存のプロジェクトや新しいプロジェクトに関連付けられます。

プロジェクトのタブへのアクセス

Zoho CRMとZoho プロジェクトを連携させると、商談の受注後に始まるプロジェクトの情報の管理やアクセスがしやすくなります。Zoho プロジェクトで管理しているプロジェクトの詳細を、Zoho CRMのプロジェクトのタブで表示できます。利用できる機能はZoho プロジェクトと同じです。Zoho プロジェクトのタスク等に関するすべての活動をZoho CRMから行えます。参考情報:Zoho プロジェクトのヘルプ(英語)

  • プロジェクトのタブをクリックすると、Zoho プロジェクトの詳細が表示される画面が開きます(iframe)。Zoho プロジェクトのフィードが表示されます。
  • 取引先連絡先商談データの詳細のページでプロジェクトをクリックすると、該当のプロジェクトのダッシュボードが表示されます。

通話後のプロジェクトの詳細への関連付け

通話の記録をプロジェクトと関連付けられます。顧客からの通話後、プロジェクトに関して何かやるべきことが発生した場合、通話の記録時にその情報もあわせて記録できます。

通話の記録を活動として追加するには

  1. 取引先、連絡先、商談の[データの詳細]ページに移動してください。
  2. 未完了の活動の欄で、通話の記録をクリックしてください。
  3. 項目の内容を入力して、保存&Zoho プロジェクトに追加をクリックしてください。

    保存&Zoho プロジェクトに追加のボタンが表示されない場合、選択したデータに関連するプロジェクトがないことを意味します。該当のデータがどのプロジェクトにも関連付けられていない場合、通話をプロジェクトに関連付けることはできません。
  4. Zoho プロジェクトに追加の欄で、該当のプロジェクトを選択してください。
  5. 選択したプロジェクトへの通話の関連付け方法を選択してください。
    • 選択したプロジェクトの新しいタスクとして追加できます。
    • または、選択したプロジェクトの既存のタスクのコメントとして追加できます。
  6. 保存をクリックしてください。
    設定内容に応じて、タスクかコメントがZoho プロジェクトに追加されます。

Zoho CRMからのプロジェクトの新しいタスクの作成

取引先、連絡先、商談のデータの詳細ページから新しいプロジェクトのタスクを作成できます。

新しいタスクを作成するには

  1. 選択したタブのデータの詳細ページで、未完了の活動の関連リストから新しいタスクをクリックしてください。
  2. 詳細を入力して、保存&Zoho プロジェクトに追加をクリックしてください。

    保存&Zoho プロジェクトに追加のボタンが表示されない場合、選択したデータに関連するプロジェクトがないことを意味します。該当のデータがどのプロジェクトにも関連付けられていない場合、タスクをプロジェクトに関連付けることはできません。
  3. Zoho プロジェクトに追加の画面で、タスクを追加するプロジェクトを選択してください。
  4. 保存をクリックしてください。
    選択したプロジェクトでタスクが作成されます。

注意:

  • Zoho CRMでもともと作成したタスクに対し、Zoho プロジェクトでコメントを追加した場合、該当の内容がZoho CRMの関連する取引先/連絡先/商談のメモとして追加されます。

タスク、マイルストーン、課題の表示

プロジェクトに関するタスク、マイルストーン、課題は、Zoho プロジェクトからZoho CRMに送信されます。Zoho CRMでは、取引先連絡先商談タブの[データの詳細]ページでこれらを表示できます。Zoho CRMからタスクやマイルストーンを追加することも可能です。

タスク、マイルストーン、課題を表示するには

  1. 対象の[データの詳細]ページに移動してください。
  2. Zoho プロジェクトの欄で、タスクを追加したいプロジェクトに関するタスクや課題の進捗度の棒グラフをクリックしてください。
  3. 新しい画面が開き、新しいタスクや課題を追加できます。
    参考情報:Zoho プロジェクトのヘルプ(英語)

よくある質問

1.Zoho CRMとZoho プロジェクトの連携を解除した場合、プロジェクトに関するデータはどうなりますか?

2.CRMのアカウントに関連付けられているポータルを変更できますか?

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