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Zoho CRMでのZoho サーベイの利用

アンケートの設定

Zoho CRMからアンケートをメール送信するには、Zoho サーベイでまずアンケートを作成する必要があります。https://survey.zoho.com に移動し、次の3つからいずれかを選択してください - アンケートを最初から作成する、テンプレートを利用して作成する既存のアンケートを利用して作成する

参考: Zoho サーベイでのアンケートの作成方法

アンケートの送信

Zoho サーベイでのアンケートの作成後、Zoho CRMの連絡先に対してアンケートをメールで送信できます。 なお、アンケートのリンクを記載したメールのテンプレートを作成しておく必要があります。このテンプレートをメール送信時に利用します。

アンケート用のメールのテンプレートを作成するには

  1. Zoho CRMで、設定> 設定 > カスタマイズ > テンプレート > メールのテンプレートとクリックしてください。
  2. メールテンプレートのページで、新しいテンプレートをクリックしてください。
  3. 新しいテンプレートのページで、データの種類を選択してください。
  4. すべての必須項目を入力してください。
  5. メールの内容を作成する際に、アンケートのリンクの挿入をクリックしてください。

    • アンケートのリンクの挿入の画面で、アンケートの選択の一覧から、該当のアンケートを選択してください。
    • アンケートのリンクとして表示する文字を必要に応じて変更してください。
    • 挿入をクリックしてください。
  6. 保存をクリックしてください。

 

メモ

  • メールアドレスの項目がある見込み客/連絡先/問い合わせのタブ、または、カスタムタブでメールのテンプレートを作成する際、アンケートのリンクの挿入のボタンが表示されます。例:仕入先。商談、受注書、請求書にも表示されます。
  • メールのテンプレートの管理の権限を持つZoho CRMのユーザーのみ、メールのテンプレートの作成とアンケートのリンクの挿入が可能です。

メールのテンプレートを作成し、アンケートのリンクを挿入すると、アンケートをメールで送信できるようになります。アンケートは、Zoho CRMのメール送信のどの方法でも送信できます。送信方法:

  • 自動メール送信
  • 個別メール送信
  • 一括メール送信

ワークフローによるメールの自動送信

ワークフローのルールを設定することで、アンケートのメールの送信を自動化できます。例えば、商談の受注後に、該当の連絡先に対して商談対応の満足度に関するアンケートを送信したいとします。これをワークフローのルールによって実現できます。商談のステージの項目が受注になった際に、商談に関連する連絡先に対してメールを自動送信するように設定可能です。 参考情報:ワークフローのルールの作成

個別メール送信

また、アンケートを連絡先に対して個別にメール送信することもできます。データの詳細一覧のページのメールの送信のメニューから、見込み客や連絡先にアンケートを送信できます。


メールの作成画面で、メールのテンプレートの一覧からアンケート用のメールのテンプレートを選択するだけです。

または、サーベイのアイコン()をクリックして対象のアンケートを送信することも可能です。この場合、メールのテンプレートは必要ありません。

一括メール送信

Zoho CRMでの一括メール送信には2つの方法があります。

  • 一括メール送信の機能によるメール送信
  • Zoho キャンペーンによるメール送信(Zoho CRMとZoho キャンペーンの連携機能)

Zoho CRMからメールを一括で送信する場合、一括メール送信の機能を利用します。ただし、Zoho CRMでの一括メール送信には上限があります。数千件、数万件の宛先に対して一度にメールを送信したい場合は、Zoho キャンペーンとの連携機能を利用することで可能です。Zoho キャンペーンとの連携機能を利用すると、大量の宛先に対して一度にメールを送信し、送信結果の追跡もできます(開封、クリック、不達等)。

Zoho CRMでメールを一括送信するには

  1. 対象のタブを選択してください(見込み客/連絡先/カスタムタブ)。
  2. ツールから一括メール送信のメニューを選択してください。
  3. 該当のアンケート用のメールのテンプレートを選択し、送信をクリックしてください。詳細は、一括メール送信を参照してください。

Zoho キャンペーンでメールを一括送信するには

  1. Zoho CRMとZoho キャンペーンをまだ連携させてない場合、連携させてください。参考情報Zoho キャンペーン連携の設定
  2. Zoho キャンペーンのアカウントで、Zoho CRMの連絡先をZoho キャンペーンのメール送信対象リストと同期してください。
  3. アンケートのキャンペーンを作成するには、メールキャンペーンのタブで、詳細なキャンペーン > アンケートのキャンペーン > Zoho サーベイのキャンペーンをクリックしてください。
  4. 基本情報のタブで、キャンペーンの名前を入力し、一覧から送信したいアンケートを選択して詳細を入力してください。
  5. 内容の作成をクリックしてください。
  6. メールのテンプレートを選択してください。
  7. メールの内容を編集して保存&閉じるをクリックしてください。
    なお、受信者がボタンをクリックすると、選択したアンケートに移動します。ボタンは編集できます。
  8. 内容を確認したら、受信者をクリックしてください。
  9. アンケートを送信したい受信者を一覧から選択してください。続けるをクリックしてください。
  10. すべての内容を確認し、今すぐ送信するか、予定を設定してください。
    キャンペーンを送信した後、アンケートへの返信を CRMの見込み客/連絡先の詳細ページのZohoサーベイの欄で確認できます。

    アンケートの回答に応じてCRMの項目を自動で更新することもできます。これを行うには、送信前に、CRMとサーベイの項目を関連付ける必要があります。参考情報:アンケート回答時のCRMのデータの自動更新

アンケートの回答の表示

Zoho CRMの見込み客や連絡先の画面から、該当のデータに関するZoho サーベイのアンケートの回答を確認できます。どのアンケートの回答がどの人のものかをいちいち探したり確認したりする必要はありません。例えば、これから商談に行く場合、該当の連絡先のアンケートの回答をすぐに確認できます。

アンケートの回答を表示するには

  1. 見込み客/連絡先のタブをクリックしてください。
  2. 対象のデータを選択し、データの詳細のページを開いてください。
    Zoho サーベイの欄で、見込み客/連絡先に送信したメールのアンケートの詳細が表示されます。送信者送信元の欄には、送信方法が表示されます(Zoho CRMの個別メール送信/一括メール送信/ワークフローの通知による送信、Zoho キャンペーンによる送信)。
  3. 該当のアンケートの回答の表示をクリックしてください。
    顧客がまだアンケートに回答していない場合、回答の表示のリンクは表示されません。代わりに、「未回答」と表示されます。
  4. アンケートの結果の画面で、以下のいずれかを選択してください:
    • 個別のレポート - 該当の見込み客/連絡先の回答の詳細を表示したい場合は個別の回答をクリックしてください。
      該当の見込み客/連絡先が回答した内容や回答日時、IPアドレス等の情報が表示されます。
    • 概要のレポート - アンケート全体の結果の概要を表示するには、概要のレポートをクリックしてください。
      アンケートの表示回数、回答数、回答の集計結果等が表示されます。

メモ

  • 回答の表示のリンクは、回答者が回答を完了していても、Zoho CRM以外からメールを送信した場合は表示されません。

顧客の代理としての回答の入力

顧客にアンケートを送信する代わりに、顧客の代理として回答を入力することもできます。例えば、電話で顧客と話をしていて、電話でアンケートの質問を確認しているとします。この場合、顧客の代理としてアンケートに回答を入力して送信できます。

アンケートに回答するには

    1. 該当の見込み客か連絡先をクリックしてください。
    2. 見込み客か連絡先の詳細ページで、Zoho サーベイの関連リストに移動してください。
    3. アンケートの回答のリンクをクリックしてください。
    4. アンケートに参加の画面で、見込み客や連絡先の代理として回答を入力したいアンケートを選択してください。
    5. アンケートに回答後、アンケートを送信してください。

見込み客や連絡先の代理として入力したアンケートも、他の通常のアンケートと同じように扱われます。顧客が回答したものとCRMのユーザーが回答したものを区別するには、Zoho サーベイの関連リストの送信者の欄に表示される回答者の情報を確認してください。

メモ

  • Zoho サーベイの関連リストでは、アンケートの回答の他、アンケートの作成アンケートの送信が可能です。

アンケート回答時のCRMのデータの自動更新

Zoho CRMとZoho サーベイを連携させると、アンケートの回答をもとにCRMの項目を自動で更新できます。CRMとアンケートのデータを組み合わせることで、顧客のニーズや属性をより正確に把握できます。アンケート後の顧客対応に役立てられます。アンケートの質問とCRMの項目を関連付けると、回答に応じて通知の送信、項目の更新、担当者の割り当て、カスタム関数等のワークフローの処理を起動することも可能です。

例えば、顧客対応の満足度に関するアンケートを顧客に送信したとします。アンケートの中に、担当者の対応に関する評価の項目を含めます。この質問に対し「素晴らしい」と回答した顧客のみを抽出したいとします。この場合、「担当者の対応」という項目の値が「素晴らしい」となっているデータを抽出する操作を行うだけです。これで完了です。設定した条件に一致するデータが表示されます。

アンケートを送信する前に、質問とCRMの項目を関連付けておくことで上記を実現できます。対象の質問に対する回答が、関連付けた項目に自動で更新されます。アンケートの質問をCRMの項目に関連付けるには以下の手順にしたがってください:

  1. https://survey.zoho.comに移動し、アンケートの設定を行ってください。
  2. 連携のタブからZoho CRMをクリックしてください。
  3. CRM連携の欄で、今すぐ連携をクリックしてください。
  4. 対象のタブをクリックしてください。
  5. アンケートの質問に項目を関連付けてください。
    例えば、「担当者の対応はいかがでしたか?」という質問に対し、「担当者の対応」という項目を関連付けます。

    対応する項目がない場合、Zoho CRMで項目を作成してから質問に関連付けてください。
  6. 処理の種類として、データの更新を選択してください。これにより、Zoho CRMの既存のデータの値が更新されます。
    重複を気にせずに常に新しくデータを追加する場合は、データの追加をクリックしてください。
    重複を確認した上でデータを追加/更新する場合は、データの追加/更新をクリックしてください。重複がある場合、既存のデータのみが更新されます。重複がない場合、新しいデータが追加されます。
  7. Zoho CRMにすでに入力されている項目をアンケート上に表示する場合、CRMで関連付けられている項目の値を自動表示するように選択してください。
    例えば、見込み客/連絡先の名前がCRMにすでに登録されている場合、回答者はアンケートに回答する際に名前を入力する必要がなくなります。名前は自動で表示されます。
  8. 保存をクリックしてください。
    アンケートの質問がCRMの項目と関連付けられます。

アンケートを見込み客/連絡先に送信するには

  1. メールのテンプレートを新しく作成してください。
  2. メールテンプレートへアンケートのリンクを挿入してください。

    アンケートのURLに見込み客のIDが自動で追加されます。これにより、アンケートの回答とデータが関連付けられます。

    このIDが不要な場合、手動で削除できます。このIDを削除するか変更した場合、アンケートの回答はCRMのデータには自動では関連付けられませんのでご注意ください。
  3. テンプレートを保存してください。
  4. 見込み客/連絡先にアンケートをメール送信する際にこのテンプレートを選択してください。

アンケートの回答により更新されたデータを確認するには

  1. 該当の見込み客か連絡先をクリックしてください。
  2. データの詳細ページで、アンケートの回答により更新された情報が表示されます。

また、アンケートの回答の内容も確認できます。条件に応じてデータを抽出することも可能です。例えば、担当者の対応が「素晴らしい」と評価した人のみを抽出したい場合、該当の条件を設定して抽出したデータの一覧を作成できます。

条件に一致するデータが表示されます。

メモ

  • Zoho キャンペーンからの一括メール送信でこの機能を利用したい場合、送信前にCRMとサーベイの関連付けを行うようにしてください。アンケートのURLに見込み客/連絡先のIDが自動で追加されます。関連付けの設定を行えば、その他の操作は必要ありません。

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