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Zoho CRMとZoho ライターの連携

Zoho ライターはオンライン上で文書を作成・共有できるクラウド型の文書作成サービスです。Zoho ライターオプションを利用すると、オンライン上で差し込み文書のテンプレートを作成できます。作成したテンプレートに、CRMのデータ(見込み客、取引先、連絡先、商談)を挿入して送付状や案内状などの差し込み文書を作成できます。ソフトウェアのダウンロードやインストールをしなくてもこの機能を利用できます。

メモ

  • Zoho ライターオプションを利用すると、見込み客取引先連絡先商談タブのデータを使って差し込み文書を作成できます。

利用条件

必要な権限:Zoho ライターオプションの権限を持つユーザーが利用できます。

特長

  • ソフトウェアをインストールする必要がありません。Zoho ライターを使ってオンライン上でテンプレートを作成できます。
  • Zoho CRMと同じアカウントでZoho ライターにもサインインできます(シングルサインオン)。
  • 見込み客、取引先、連絡先、商談、各担当者、ユーザー宛に差し込み文書をメールで送信できます。
  • 複数の文書を作成する時間を省けます。
  • 最新の顧客情報を元に差し込み文書を作成できます。
  • いつでもテンプレートにアクセスでき、オンライン上で編集できます。

差し込み文書テンプレートを作成

Zoho ライターを使って差し込み文書テンプレートを作成するには以下の3つの手順にしたがってください:

  • Zoho ライターで差し込み文書用のテンプレートを作成
  • 差し込み文書に挿入するデータを選択(見込み客、取引先、連絡先、商談など)
  • 差し込み文書の作成

手順1 - Zoho ライターで差し込み文書用のテンプレートを作成

差し込み文書テンプレートを作成するには

  1. 設定のアイコン) > 設定 > 拡張機能&API > Zoho > Zoho ライターをクリックしてください。
    または、設定のアイコン) > 設定 > テンプレート > 差し込み文書のテンプレートをクリックし、次の手順に進んでください。
  2. Zoho ライターオプションのページで、作成済みのテンプレートがある場合は差し込み文書テンプレートを開くをクリックしてください。
    まだ差し込み文書のテンプレートを作成していない場合は、最初のテンプレートの作成 をクリックしてください。
  3. 差し込み文書のテンプレートページで、テンプレートの作成をクリックしてください。
  4. ライターでテンプレートを作成する画面で、次の内容を入力してください:
    • テンプレート名を入力してください。
    • 詳細を入力してください。
    • 一覧からフォルダーを選択してください。選択したフォルダー内にテンプレートが保存されます。
    • テンプレートを作成するタブを選択してください。
      テンプレートの差し込み項目は、選択したタブに応じて表示されます。

  5. 作成をクリックしてください。
    Zoho ライターでドキュメントが開きます。
  6. 差し込み文書 > 差し込み項目の挿入とクリックし、挿入する項目を選択してください。
    ライターのテンプレートの該当の場所に項目が挿入されます。
  7. ライターのテンプレートの文書を保存してください。

手順2 - 差し込み文書に挿入するデータを選択(見込み客、取引先、連絡先、商談など)

差し込み文書のテンプレートの作成後、差し込み文書を作成するデータを選択してください。なお、差し込み文書に利用できるのは、見込み客、連絡先、取引先、商談のタブのみです。

挿入するデータを選択するには

  1. [タブ名]のタブをクリックしてください。
  2. ホームの画面で、データの一覧を選択して対象のデータを表示してください。
  3. 差し込み文書を作成するデータにチェックを入れてください。
  4. その他 > 差し込み文書 をクリックしてください。
  5. 差し込み文書の作成画面で、次の操作を行ってください:
    • テンプレートを一覧から選択してください。該当のデータの種類に対応するテンプレートのみが表示されます。
      例えば、見込み客タブで差し込み文書を作成しようとしている場合、見込み客用のテンプレートのみが一覧に表示されます。
    • Zoho ライター、または、Microsoft Wordを選択してください。
  6. 統合をクリックしてください。
    テンプレートがZoho ライター/Microsoft Wordで開きます。

メモ

  • プロフェッショナル/エンタープライズプランで、Zoho ライターオプションの利用権限がある場合のみ、Zoho ライターが選択できます。
  • Officeプラグインのライセンスが有効に設定されているユーザーのみがMicrosoft Wordを選択できます。これはInternet Explorer6以上でのみ有効です。

手順3 - Zoho ライターのテンプレートへZoho CRMのデータを挿入

Zoho ライターでテンプレートを開いた後、Zoho CRMのデータを挿入する必要があります。データの挿入後、差し込み文書の印刷やメール送信ができます。

  1. Zoho ライターのテンプレートの画面で、ツール > 差し込み文書 > 差し込みの完了をクリックしてください。
    データが挿入され、文書が利用できるようになります。

    • 文書のプレビューを表示するには、差し込みの完了 > プレビューをクリックしてください。
    • メールで送信したい場合は、差し込みの完了 >メールをクリックしてください。宛先の一覧でメールの差し込み項目を選択してください。
      また、差し込み文書を印刷することもできます。データが挿入された文書を保存することはできません
    • 文書を編集するには、差し込みの完了 > 編集をクリックしてください。

メモ

  • 必要に応じて、テンプレートの表示をクリックすると、テンプレートの表示や詳細の編集ができます。
  • テンプレートの作成中はデータを挿入できません。

Zoho ライターでの差し込み文書用のテンプレートを作成

差し込み文書テンプレートを編集するには

  1. 設定のアイコン) > 設定 > 拡張機能&API > Zoho > Zoho ライターをクリックしてください。
    または、 設定のアイコン) > 設定 > カスタマイズ > テンプレート > 差し込み文書のテンプレートをクリックし、次の手順に進んでください。
  2. Zoho ライターオプションのページで、作成済みのテンプレートがある場合は差し込み文書テンプレートを開くをクリックしてください。
  3. 差し込み文書のテンプレートのページで、一覧からいずれかのテンプレートをクリックしてください。
    テンプレートがZoho ライターで開きます。
  4. テンプレートを編集して保存してください。

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